С чего начинать: описать процесс до выбора системы
Систему выбирают раньше, чем описывают процесс. Что нужно узнать на участке и как собрать описание, с которого можно писать спецификацию.
Серия «Как вести изменение на производстве», выпуск 1 из 6
Разговор о новом проекте часто сразу уходит к продуктам и стоимости лицензий. Но выбирать систему рано, пока не описано, какую работу она должна поддерживать.
Что нужно узнать
Сначала нужен обычный рабочий маршрут. Откуда приходит задание, какие операции проходят на участке, кто выполняет и кто принимает результат. Рядом надо собрать документы: бланки, журналы, таблицы и отчёты.
Отдельно записывают отклонения. Нет материала, появился брак, оборудование остановилось, потребовалась переналадка. На схеме «идеального» процесса таких случаев обычно нет. У реального процесса, к сожалению, эту схему никто не спросил.
Как собирать
Одного регламента недостаточно. Он описывает порядок, а не обязательно реальную работу. Поэтому полезно пройти маршрут вместе с людьми на участке и посмотреть, где появляются ручные записи и обходные действия.
Мастер, оператор и кладовщик видят разные части одного процесса. Их ответы могут не совпасть — это не помеха, а место для проверки.
После разговора стоит взять заполненный документ, а не пустой шаблон. По нему видно, какие поля используют, что дописывают от руки и какие сведения никто не заполняет.
Готовое описание надо вернуть на участок. Если люди не узнают в нём свою работу, схему рано передавать разработчику.
Что получается
На выходе получается не большая презентация, а рабочий комплект:
- схема шагов, ролей и документов;
- список данных с источниками и получателями;
- известные проблемы и исключения;
- границы проекта: что меняем сейчас, а что не входит в работу.
С таким комплектом уже можно писать функциональную спецификацию и разговаривать с разработчиком или поставщиком предметно.
Типичные ошибки
Самая частая ошибка — сразу рисовать будущий порядок. В результате неизвестно, какую часть работы новая система действительно заменит. Ещё две ошибки: слушать только руководителя и пытаться охватить весь завод одним проходом.
Из опыта
Писал функциональные спецификации и занимался системным анализом: описывал процессы с подразделениями, собирал требования и передавал их в разработку. Без схемы текущей работы спецификация быстро превращается в список пожеланий.